Das Postfach ist meist brechend voll und Zeit ist absolut knapp. Wie schaffen Sie es, dass Ihre Botschaft vom Empfänger gelesen wird? Wodurch halten Sie Ihren Leser? Gibt es Regeln, die helfen? Hinweise, was Sie in E-Mails besser sein lassen sollten, liefert dieser Tipp….Betreff und Absender sind wichtige Erstinformation!
Hier gilt, wichtigste Fakten solltem dem Leser sofort auffallen. Formulieren Sie klar und ganz kurz! Erzeugen Sie Spannung und Neugierde. Die Betreffzeile soll in die Mail "hineinziehen". Ein eindeutiger Absender gehört ebenfalls unbedingt dazu.
Bei unbekannten Absendern wird die E-Mail häufig sofort in den Papierkorb geschoben – schon allein um Viren zu vermeiden. Deshalb lohnt es sich, einen aussagekräftigen Absender zu wählen: Am besten wäre die konkrete Person und die Firma (max.mustermann@firma.de) Der Absender muss konkret genannt werden. Kryptische Kürzel wie axel124@web.de sollen vermieden werden. Denn diese Mails landen mit Sicherheit im Spamfilter.
Anrede und Co.
Halten Sie sich an die Schreibregeln nutzen Sie nicht die Abkürzung. "S. g. D. u. H." statt "Sehr geehrte Damen und Herren" ist quatsch. S.g.D.u.H. ist unhöflich. Die persönliche Anrede ist einfach ein höflich und verbindlich. Oder beginnen Sie, wenn es kurz sein soll einfach mit "Guten Tag Herr … /Frau …
Nutzen Sie die "Sie-Ansprache, auch wenn im Internet ein freundliches Duzen eher erlaubt als die Briefform.
Weiter geht’s mit knappen Texten
Mail-Autoren schreiben kurz und kommunizieren die wesentlichen Fakten. Denken Sie daran, wie lange Texte auf Sie wirken! Lange Texte ermatten und langweilen in der schnellen Mailkommunikation. Wenn die Mail lang sein muss, dann gilt die Faustregel: "Das Wichtigste zuerst." Umständliche Satzkonstruktionen und schwierige Formulierungen strapazieren den Leser.
Gestaltung: Schlicht und nicht bunt! HTML-Mails möchte nicht jeder lesen.
Ein bunter Hintergrund, eine außergewöhnliche Schrift ... Es gibt viele Möglichkeiten, Mails zu gestalten. Verzichten Sie einfach darauf! Wenn Sie via Mail werben wollen, setzen Sie lieber auf Verlinkungen mit Ihrer gestalteten Webseite! Achten Sie unbedingt darauf, dass grafische Mails professionell gestaltet werden.
Achtung Rechtschreibung und Tippfehler
Eine Mail, die viele Fehler enthält, vermittelt ein negatives Bild vom Absender, dem wenig Zuverlässigkeit und wenig Kompetenz unterstellt werden.
Der Gruß
Die meisten E-Mail-Programme kennen eine automatische Signatur. Machen Sie es dem Leser einfach mit Ihnen in Kontakt zu treten und beschränken Sie sich dabei auf das Wesentliche.
Auf den Punkt gebracht
Eine leserfreundliche Formatierung hilft auch. Dazu gehören augenfreundliche Schriften und klare Absätze sowie Zwischenüberschriften. Zeilen mit 200 Zeichen sind schlechter zu lesen. Lesbarkeit, leicht verständliche Sätze, Höflichkeit und nichts, was vom Inhalt ablenkt, sind die Grundgebote einer guten E-Mail. Der eindeutige Betreff, ausgeschriebene Wörter, ein ordentlicher Absender und ein deutlich formuliertes Anliegen erhöhen Ihre Chance.
